Viele Vereine leisten tolle Arbeit, insbesondere in der Jugend – doch oft weiß kaum einer davon. Verschenktes Potential, denn mit etwas “Werbung” für den eigenen Verein können neue Mitglieder gewonnen oder Spenden generiert werden. Warum die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (PR) so wichtig für Vereine ist und wie ihr sie mit geringen Mitteln verbessern könnt, erfahrt ihr in unserer Tipps- und Tricks Serie “PR im Verein”. Im zweiten Teil stellen wir euch einige Instrumente vor, mit denen ihr die Öffentlichkeit erreichen könnt.
Welche Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit gibt es?
Grundsätzlich gibt es sehr viele verschiedene Wege, seine „Zielgruppen“ zu erreichen. Schriftlich, elektronisch oder direkt im Dialog. Für welche Instrumente man sich entscheidet, ist immer eng mit den finanziellen und vor allem auch den personellen Möglichkeiten verbunden. Ebenso ist es wichtig, stets das Ziel im Auge zu behalten. Möchte man neue Mitglieder gewinnen, ist vielleicht ein Tag der offen Tür eine gute Idee. Bei der Suche nach Sponsoren ist z.B. ein Mailing oder ein persönliches Gespräch sinnvoll. Um die Gemeinschaft im Verein zu verbessern wäre ein Abteilungsausflug denkbar. Und wenn man mehr Präsenz in der Presse will, dann schickt der Verein am besten von all diesen Events Pressemitteilung an die Sportredaktion. Am Ende gibt es zahlreiche Instrumente, hier ein Auszug:
- Print-Medien (Zeitungen, Zeitschriften)
- Radio
- TV
- Website/Blog
- Soziale Medien (Facebook, Whatsapp,…)
- Vereinszeitung
- Plakate / Broschüren / Flugblätter
- Veranstaltungen
- Mund-Propaganda
- Schwarzes Brett
- Pressemitteilungen
- Pressekonferenzen
Ein vollständige Liste findet ihr hier.
Der Klassiker – die Pressemitteilung (PM)
Fast alle Mitteilung in Zeitungen, TV-Nachrichten oder im Radio gründen auf Pressemitteilungen. Als gedruckter Brief, Mail oder Veröffentlichung auf der Website – die Pressemitteilung ist das „Sprachrohr“ für Organisationen und Unternehmen um den Medien Neuigkeiten mitzuteilen. Zwar landen rund zwei Drittel aller Mitteilungen im Papierkorb, aber kein journalistischer Betrieb kann am Ende auf die Infos verzichten. Ganz im Gegenteil: In Zeiten schrumpfender Redaktionen sind sie Redakteure leider kaum noch bereit, selbst auf Veranstaltungen zu erscheinen. Sie sind aber dankbar für eine gut gemachte Presse-Info, die sie ohne großen Aufwand abdrucken können. Eine Pressemitteilung eines Vereins muss nicht unbedingt so aufwendig sein wie die eines Konzerns. Es sollten aber einige Grundsätze beachtet werden:
- Pressemitteilungen müssen immer etwas Neues mitteilen und dem Leser einen Mehrwert bieten
- In der Kürze liegt die Würze: Zwei Seiten sind absolutes Maximum, weniger ist besser. Ein Blick in die Sportteile der Zeitungen zeigt das.
- Pressemitteilungen müssen immer so verfasst sein, dass sie der Redakteur im Idealfall 1:1 so übernehmen kann. Also immer in der 3. Person schreiben, keine Werbebotschaften oder Lobeshymnen, das Wichtigste immer an den Anfang und die journalistischen Grundregeln beachten
- Ein gutes (!) Bild inkl. Bildunterschrift mitschicken – das erhöht die Abdruckwahrscheinlichkeit deutlich
- Versand per E-Mail ist am besten – aber nur an Redaktionen, wo ein Abdruck realistisch ist. Das Gießkannenprinzip hilft nicht.
- Nachrichtenlage checken – je weniger Neuigkeiten, desto wahrscheinlicher ist eine Veröffentlichung
- Journalisten nicht nerven und ständig nachtelefonieren. Das bewirkt eher das Gegenteil.
PM müssen übrigens nicht nur an die Redaktion der örtlichen Zeitung versendet werden. Auch Internetportale, Sponsoren, andere Vereine oder der Bürgermeister können, je nach Thema, Empfänger sein.
Wie sieht eine Pressemitteilung auf?
Hier findet ihr ein Beispiel, wie eine Pressemitteilung aussehen kann. Ähnlich einem Brief, sollte oben immer Anschrift des Vereins und das Logo zu sehen sein. Der Textbereich startet stets mit einer Überschrift. Diese sollte prägnant sein und die Lust des Empfängers/Redakteurs wecken, sich diese Pressemitteilung durchzulesen. Aber nicht wundern: Selbst wenn der ganze Text 1:1 übernommen wird, es ist Journalistenehre zumindest die Überschrift selbst zu wählen. Danach folgt der Teasertext, indem das wichtigste zusammengefasst ist (W-Fragen). Danach solltet ihr, sortiert nach Wichtigkeit, ergänzende Information schreiben. Gerne gesehen sind auch immer Zitate von Beteiligten. Wenn ihr wollt, könnt ihr am Ende noch einen „Abbinder“ einfügen, der die wichtigsten Daten über euren Verein enthält. Das ist dann sinnvoll, wenn der Empfänger/Redakteur euren Verein nicht oder kaum kennt. Nicht vergessen dürft ihr natürlich die Bildunterschrift und evtl. eine Bildvorschau. Das oder die Fotos solltet ihr allerdings immer als JPEG-Datei extra schicken. Nur so ist eine gute Bildqualität gewährleistet. Als letztes könnt ihr noch einma eure ausführlichen Kontaktdaten nennen.
Checkliste Pressemitteilung (Quelle: Punktum PR + Dialog)
Hier findet ihr noch einmal eine Checkliste mit den wichtigsten Infos:
Im nächsten Teil…
…werden wir euch weitere PR-Instrumente vorstellen. Hier geht es zum ersten Teil der Serie.
Links
Hier findet ihr eine kleine Linksammlung. Wenn ihr Fragen habt, könnt ihr euch natürlich wie immer direkt bei uns melden. Wir machen auch gerne PR für euch. Schickt uns einfach Geschichten aus eurem Verein und wir veröffentlichen Sie.
Buchtipp:
Sehr detailliert auf Pressemitteilung und Schreibstil geht auch Norbert Franck in seinem Lehrbuch „Praxiswissen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Ein Leitfaden für Verbände, Vereine und Institutionen“ ein. Das Buch bietet viele Hilfen und Tipps konkret für Vereine und Verbände. Für 22,99 Euro bei Amazon.
Allgemein:
Einführung in die PR (Präsentation von Brain Force Österreich)
